Н.И. Подкорытова, Г.М. Вихрева
ГПНТБ СО РАН, г.
Новосибирск
Технология процесса комплектования библиотечных фондов представляет
собой сложную разветвленную структуру, имеющую, в основном, линейный
характер развития. Главными элементами движения в технологии комплектования
являются непосредственно само издание и карточка к нему с библиографическим
описанием и целым рядом специфической информации служебного назначения.
В основе технологии комплектования лежит ориентация на обеспечение
жизнеспособности и развития некой системы фондов, модель которой
представлена в практике комплектования тематико-типологическим планом
комплектования (ТТПК).
ТТПК, являясь основополагающим планово-прогностическим документом,
определяет уровень сложности структуры комплектования и влияет на его
главные составляющие: систему отбора изданий в фонды, систему сбора
информации о тематико-видовых характеристиках комплектуемого потока изданий,
систему дублирования, систему источников приобретения, систему учета и
регистрации изданий.
Вышеуказанные элементы структуры комплектования присущи самой его
природе и потому неизменны при любых технологических преобразованиях.
Для эффективного функционирования каждого из перечисленных элементов
структуры комплектования необходимо наличие большого количества разного рода
информации, которая собирается и сосредоточивается в разветвленном
справочно-поисковом аппарате (СПА) отдела.
В настоящее время СПА имеет тенденцию к разрастанию и разветвлению, что
вызвано нестабильностью и деформациями в современном мире книгоиздания и
книгораспространения.
Появляются новые источники комплектования, формируется новая
посредническая сфера в книгораспространении, меняются способы
финансово-денежных отношений с поставщиками, появляются новые виды изданий.
Разрастание и усложнение СПА, обслуживающего технологию комплектования,
приводит в конце концов к опасной тенденции - процесс комплектования
становится все более и более трудноуправляемым. При том, что современный
рынок России носит явно стохастический характер, проблема управления
комплектования приобретает все более важное значение. Все вышеуказанные
факторы определяют необходимость перевода технологии комплектования из
традиционного режима в автоматизированный. Такой перевод технологии
представляется осуществимым, поскольку, во-первых, налицо возможность
формализации элементов информации, используемых в комплектовании и,
во-вторых, имеет место однотипность и стабильность структуры его технологии.
Опыт подтверждает тот факт, что в первую очередь автоматизация
внедряется на том участке работы, где технология легко подвергается
формализации и типизации.
Однако путь локальной автоматизации отдельных технологических узлов
комплектования представляется нам нецелесообразным. В технологии
комплектования элементы информации используются многократно, на протяжении
всего линейного развития технологического процесса. Спецификой процесса
комплектования является также то, что для принятия оптимального решения о
судьбе отдельного издания необходимо располагать целым набором информации,
собранной со всех участков.
Целесообразным был признан путь, который мы для себя назвали
универсальным, когда каждый элемент информации, внесенный в электронную
картотеку на любом из технологических участков, мог бы быть использован для
нужд разных этапов комплектования, т.е. была бы создана единая база данных
отдела, предполагающая разностороннее взаимоиспользование.
Разумеется, при существующем финансовом положении и слабом техническом
обеспечении возможно лишь поэтапное решение поставленной задачи. Поэтому
важно было выделить из технологической структуры комплектования некий
стержень, вокруг которого возможно начинать формирование автоматизированной
технологии. Таким стержнем в комплектовании является картотека текущего и
предварительного заказа.
Приступая к реализации программы создания автоматизированной технологии
процессов текущего комплектования фондов ГПНТБ СО РАН и библиотек НИУ СО РАН
отечественными изданиями, мы сочли целесообразным формирование будущей
системы автоматизированной технологии разбить на несколько этапов,
соответствующих последовательности традиционных операций в отделе.
Первой была выделена и разработана подсистема предварительного заказа,
которая предполагала ввод 10 блоков информации.
Помимо того, что подсистема должна быть основой создания базы заказа,
она призвана в будущем обеспечить возможность решения специфической
производственной задачи: сверки всего потока предварительной информации.
Вторая подсистема - "Размещение заказа". Её задача - создание
специальной электронной картотеки "Источники приобретения", на основе
которой формируется служебное письмо, платежные документы.
Третья подсистема - "Выполнение заказа", предполагающая ввод информации
о поступлении дублетных экземпляров, является основой для создания базы
данных об отечественных изданиях по всей системе фондов СО РАН.
Четвертая подсистема - "Направление изданий по назначению",
предполагает создание сопроводительных документов к изданиям, направленных в
подразделения ГПНТБ СО РАН или библиотеки НИУ СО РАН.
Пятая подсистема - "Суммарный учет", должна включать все данные по
движению книжного потока в количественном и денежном выражении.
В настоящее время в отделе активно ведется работа на уровне первой и
второй подсистем: "Предварительный заказ" и "Размещение заказа". Слабое
техническое обеспечение тормозит дальнейшее развитие работ. Между тем,
будучи интегрирована в перспективе в единую автоматизированную систему ГПНТБ
СО РАН, база данных ОКОЛ могла бы быть активно использована для создания
электронного каталога на весь единый библиотечный фонд СО РАН, для создания
электронных каталогов на фонды отдельных библиотек НИУ СО РАН; электронных
каталогов по каждому научному центру СО РАН.
При условии создания и использования электронного варианта СТТПК
единого фонда СО РАН, уже разработанного в ОКОЛ в традиционной форме на
бумажном носителе, станет возможным формирование тематических электронных
каталогов по всему спектру информационных потребностей НИУ СО РАН.